关于档案规范化管理的调研报告

一、调研目的

档案是记录社会活动和历史变迁的重要载体，是单位和个人权益、社会管理、科学研究等方面不可或缺的信息资源。档案规范化管理是指按照国家法律法规和行业标准，采取科学合理的方法和措施，对档案从形成、收集、整理、保管到利用等各个环节进行有效地组织和控制，以保证档案的真实性、完整性、可靠性和可用性。

档案规范化管理可以提高工作效率和档案利用率，也是实现档案管理现代化的重要基础，具有重要意义。为了了解我校档案工作现状，找出存在的问题和不足，提出改进措施和建议，促进我校档案事业健康发展，特开展了本次调研。

二、调研内容

本次调研主要涉及以下内容：

我校档案管理机构设置、人员配备、职责分工等情况；

我校各类档案（包括纸质档案和电子档案）形成、收集、整理、保管、利用等环节的具体操作流程及其执行情况；

我校各类档案（包括纸质档案和电子档案）数量、质量、安全等方面的统计数据及其分析；

我校与上级主管部门及其他相关单位在档案工作方面的沟通协作情况；

我校在推进数字化转型过程中遇到的困难与挑战；

我校在加强文化建设中发挥档案资源优势情况。

三、调研方法

本次调研采用了以下方法：

查阅相关文件资料：包括国家法律法规及行业标准；我校相关制度规定；我校近年来关于档案工作的文件资料；

发放调研问卷：向我校各部门、院系、教师、学生等不同对象发放了针对性的调研问卷，共收回有效问卷300份；

实地走访调查：对我校档案馆、图书馆、信息中心等档案管理相关单位进行了实地走访，观察了档案管理设施设备、档案存储环境、档案利用服务等情况，与相关负责人和工作人员进行了深入交流；

座谈讨论会：邀请了我校领导、档案管理部门负责人、专家学者等参加了座谈讨论会，听取了他们对我校档案工作的意见和建议。

四、调研结果

通过上述方法，我们得到了以下调研结果：

我校档案管理机构设置基本合理，但人员配备不足，职责分工不明确。我校设有专门的档案馆负责全校纸质档案的收集整理保管利用工作，但其下属只有两个科室（业务科和技术科），共有工作人员8名，其中专业技术人员5名。这样的配置显然不能满足我校日益增长的档案工作需求。同时，由于缺乏统一的指导和监督机制，各部门院系在电子档案管理方面存在较大差异，有些部门院系没有专门负责电子档案管理的人员或设备，导致电子档案形成收集整理保管利用等环节缺乏规范和有效性。

我校纸质档案管理流程基本符合国家法律法规和行业标准要求，但电子档案管理方面存在较大差异，有些部门院系没有专门负责电子档案管理的人员或设备，导致电子档案形成收集整理保管利用等环节缺乏规范和有效性。