复核公文要“九看”
复核公文要“九看”
《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定,已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。笔者结合公文处理工作实践经验,将复核公文归纳为“九看”口诀,对每一份公文逐一对照复核,避免挂一漏万。
一看标题和签批
看公文标题是否准确。《条例》规定,标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。也就是说,一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。
看公文审批、签发手续是否完备。公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效,未经法定签发人或其授权签发人签批同意的公文不具有效力。内容重要、涉及面广、对全局工作有普遍指导意义的普发性公文,以及报上级机关的“请示”“报告”“意见”等公文,由机关主要负责人签发。属某方面工作的公文,由机关主要负责人或经授权的其他负责人签发。涉及多个部门工作的联合发文,应做好会签工作,使各部门负责人均履行签批手续。
二看主送和抄送
看主送、抄送机关是否合理,排列是否规范。《条例》规定,主送机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。其排列应按与公文内容相关的密切程度以及机关性质、职权和隶属关系排列,各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次,同一系统并列关系用顿号,同一系统非并列关系或不同系统用逗号。抄送机关排列顺序:首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关,最后为特别机关。同一级别的机关按照党、政、军、群的顺序排列。应合理确定公文分发范围,提高发文的针对性、有效性。
三看文种和文号
看文种是否正确。文种是公文标题中不可缺少的要素。《条例》要求起草公文应当“文种正确”。文种选用主要依据发文机关的职权、层级、行文目的、隶属关系来确定,隶属关系和职权范围决定着行文关系,行文关系决定着行文方向,行文方向决定着文种的选择和使用。
看发文字号是否准确。《条例》规定,发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目,它固定了公文在形成中的次序和位置,维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号,可方便地统计发文的数量。
四看密级和公开
看密级和保密期限是否恰当。根据有关保密法律法规和本行业规定的国家秘密事项范围,依据法定程序,将具备国家秘密构成要素的事项予以确定为国家秘密,并确定相应的密级、保密期限和知悉范围。
看公开属性是否准确。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定要求,行政机关在起草公文的同时,应当审查并明确该公文的公开属性(主动公开、依申请公开或者不予公开),并在公文的附注处注明其公开属性,如“(此件主动公开)”“(此件公开发布)”“(此件依申请公开)”等,未注明的为“不予公开”。
五看版头签发人
看版头要素是否规范标注。公文版头应按照《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012,以下简称《格式》)规则,编排公文格式各要素。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,党的机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。根据公文送达和办理的时限要求,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提
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