政府办公厅主任在组工干部业务培训班上的业务辅导:如何改材料
政府办公厅主任在组工干部业务培训班上的业务辅导:如何改材料
各位培训班同志:
秘书不但要能写材料,而且要能改材料。修改材料的难度不亚于撰写材料,修改者不但要能看出材料的毛病,准确修改完善,使之符合工作规范,还要让原稿起草者心服口服,这是很需要眼力和水平的。关于修改材料,历来是仁者见仁、智者见智,各有真知灼见。下面,我结合实践谈谈材料修改问题。
一、判断材料主题是否符合要求
所有材料都应围绕主题起草,从来没有主题不明的材料。鲜明的主题是材料的生命和价值所在,也是真正体现材料作用的核心所在。我们起草材料之前都要首先确定主题,然后才能动手写作,否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所云;该体现的没有体现,该强调的没强调,让听者感觉不到位、不过瘾。材料不论长短,都要紧紧围绕主题把事情说清楚,让别人看明白。
每个材料突出什么观点,讲什么内容,选择哪些素材,说到什么程度,面向哪些对象,分析哪些问题,把握什么口径,表达哪些想法,体现什么意图,实现什么目的,等等,这些都要根据工作需要,围绕主题、突出重点地组织材料、搭建框架,然后起草文稿。所以,修改材料首先就要看材料是否符合主题,如果符合主题就可着手修改,否则就要打回重新起草,不做无用之功。
二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅
所有材料都有一定篇幅限制,从来没有不受篇幅限制的材料。材料篇幅长短主要取决于所反映事项本身的复杂程度、面向对象、文种、应用场合、工作要求等诸多因素。修改材料第二法则就是控制材料篇幅。确定主题没有问题后,材料起草者可自行删减或者增加内容,从篇幅上满足材料要求,而后再动手审阅修改其他内容。此外,还要注意材料体态美,做到整体布局匀称均衡,避免头重脚轻、肌体发育不全等现象。材料的各个层次、层次的各个段落、段落的各个句子、句子的各个用词,都要讲究份量协调、表述连贯、文辞整洁以及语意明确、内容全面等。
增减材料篇幅通常由起草者动手较好。主要是因为起草者作为具体操办人,知道材料详略取舍的重点,本人动手操作更易掌握尺度。这种办法在实践中用得较多,也很有效。因修改基于篇幅长短,故称之为“皮尺尺量法”,篇幅长短根据实际需要而定。
三、删繁就简突出材料重点
每个材料都有重点所在,整篇材料有全文重点,每段文字有每段文字重点,同样工作面向不同对象或者不同场合,其重点都各有不同,既需要起草者很好把握,又需要修改者控好详略。我们修改材料时要认真思考材料的重点是什么?看看材料是否充分体现了重点?例如,同样是抗灾救灾主题的材料,在不同场合就有不同重点:如果用于对下部署工作,材料重点就要放在目前形势、职责任务、工作安排、后勤保障、工作纪律等方面;如果是对外宣传,重点就要放在总体形势、救灾举措、救灾成绩、社会救助、提醒警示以及需要公众协助事项等方面,营造全社会合力抗灾救灾的浓厚舆论氛围;如果是对上汇报,材料重点就要放在组织发动、工作措施、工作成效、目前状况、存在问题、原因分析、下一步推进举措以及需要关心支持事项等方面,让上级了解相关情况;如果是请求上级支援,材料重点就要放在支持事项内容、请示缘由等方面。由此可见,修改材料必须明确重点所在,才能围绕主题作出针对性修改,着重保留跟主题相关的重点内容,敢于大刀阔斧砍掉偏离重点或者没有关系的内容,保证重点突出。
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