局机关日常管理制度汇编(8篇)
公文处理办法
第一条为促进我局公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)、xx省《党政机关公文处理工作条例细则(试行)》等有关规定,结合我局实际,制定本办法。
第二条市xx局的公文(包括局党组、局发文、发电,下同),是局党组、局机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级党委政府政策、制度,指导布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条局办公室负责管理局公文处理工作,并对局各科室(单位)的公文处理工作进行指导和监督检查。局各科室(单位)应指定专人负责本科室、单位的公文处理工作。
第四条根据公文内容和作用,工作中我局涉及的公文种类主要有:决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
第五条各科室(单位)要严格按照规定的公文格式要求制发公文。公文一般由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
需要具体说明的:
(一)公文密级由文件起草科室、局办公室依据有关保密规定及公文内容确定。
(二)发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。我局的发文机关代字为:
(1)局党组发文为:xx退役军人党组。
(2)局发文为:xx退役军人发。
(3)电报为:xx退役军人传发。
(三)上行文应标注签发人姓名,呈送市委市政府的上行文签发人为局主要负责人。
(四)文头由发文机关全称+文件组成,发文字号由发文单位、年份、文号组成;公文标题由发文机关+关于+事由+文种组成,版记由发文机关和印发日期组成。公文标题中一般不使用标点符号,特殊情况下可使用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。转发文件时,如原标题过长,可根据文件内容重新确定标题。
(五)附件。公文正文的说明、补充或参考资料。有两个或两个以上附件时,应注明顺序号。被转发的公文,不属于附件。
(六)附注。公文印发传达范围、公开方式(主动公开、依申请公开、不公开)、联系人等需要说明的事项。
第六条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第七条属于我局职能范围内的事务,由我局自行行文或与有关部门联合行文。联合行文应明确主办部门。须市政府审批或授权的事项,经市政府同意也可以由我局行文,文中应注明“经市政府同意”字样。
第八条准确把握“报告”和“请示”两个文种的区别。报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问;请示,适用于向上级机关请求指示、批准。“请示”应一文一事,一般只写一个主送机关。根据需要可以同时抄送相关机关和同级机关,不得抄送下级机关。不得在非请示性公文中夹带请示事项。
下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
第九条严格控制发文数量和文件篇幅。
(一)凡法律法规已作出明确规定的,一律不再制发文件。现行文件规定仍然适用的,不再重复发文。没有实质内容、可发可不发的文件,一律不发。
(二)对市委、市政府、xx省xx厅、xx州市xx局等下发的文件,要结合实际贯彻落实,一般不直接转发。
第十条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
公文起草应当做到:
(一)符合国家的法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)凡与人民群众切身利益密切相关、涉及面广、容易引发社会稳定问题的文件,拟定之前要进行社会稳定风险评估。
(三)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(四)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
(五)文种正确,格式规范。公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(六)拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。拟制密级公文,应当根据涉密事项,按照有关保密规定确定密级和保密期限。
(七)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
(八)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(九)应使用国家法定计量单位。
(十)文内使用非规范化简称,应在第一次出现时先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。
(十一)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
(十二)情况复杂的公文,应附有必要的背景材料或另纸说明,供领导审签时参考。
公文拟制应当做到:
(一)公文起草单位应同时在发文单上注明是否对外公开。
(二)拟制公文时凡涉及其他部门及局内有关科室、单位职权范围内的事项,应取得一致意见后方可行文。
公文稿子铺签发应当做到:
(一)先由公文起草科室、单位主要负责人进行审核(相关科室、单位会签)后,再由局办公室进行核稿。
(二)科室、单位审核的重点是:政策、规定是否可行,是否符合国家法律法规,是否同现行有关公文相衔接,所提政策措施和办法是否切实可行,是否注明公开类别等。
(三)局办公室核稿的重点是:行文理由是否充分,行文方式是否妥当,公文格式是否规范,文字表述是否准确等。对不符合行文要求的,局办公室可将稿子铺退回公文起草科室、单位重新拟文。
(四)局领导签发日期为发文日期。经局领导签发的文件,公文起草科室、单位原则上不得更改,确需更改的须请示签发局领导同意后,方可改动。
第十二条公文页面布局与排版字体要求。
除特殊说明外,公文发文字号字体一般为三号仿宋,数字字体用TimesNewRoman。
(一)全文页面设置为:上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,标准为A4纸。
(二)文件版头上空一行,行距固定值40磅,字体为方正大标宋,字号根据发文机关字数作相应调整,颜色为标准红色。
(三)发文字号前空两行。签发人姓名用3号楷体。
(四)正文第一层标题采用三号黑体标识,不加句号,第二层标题为三号楷体标识,断行不加句号,不断行加句号,第三层标题不再标注字体,与正文相同为三号仿宋字体。
(五)文件如有附件,与正文之间空一行,段间空两字,按序号逐条对齐,如字数较多需转行,则与前一行首字对齐。附件无句号和书名号。
(六)落款与正文空三行,如有附件,则与附件空三行。联合发文的落款,按顺序依次左右上下排开,中间再空三行便于加盖公章。
(七)行文日期右空四字,发文机关在日期上平行对齐,最后加盖公章。
(八)文件如需加联系人,则与落款空一行,段前空两字,内容用括号。
(九)版记左右各空一字,4号仿宋,横线与版心长度一致,且紧贴底线,粗细为一磅,上下距离为固定值1cm,版记必须在偶数页。
(十)页脚为2.7cm,页码为4号TimesNewRoman字体,对齐方式为外侧对齐。
(十一)印发及转发类公文,正文部分字体为3号楷体,印发及转发内容另起一页,格式与一般公文相同。上行文只写印,不写印发。
第十三条公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。
(一)除涉密公文、不宜公开的公文以及联合发文外,我局收发文办理原则上一律在局OA办公自动化系统上进行。
(二)收文办理指收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
1.签收。凡送我局的文电、信函,统一由局办公室签收、拆封、登记、分发。标明具体单位或个人的文电、信函,由局办公室直接分送有关科室、单位或个人签收。
2.登记。局办公室对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3.初审。局办公室对局外需要办理或阅知的来文进行初审。初审的重点是:是否应当由本局办理,是否符合行文规则,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当退回来文单位并说明理由。
4.拟办。初审完需要我局办理的公文,由局办公室拟办,拟办意见要准确,符合政策规定和实际情况,具有可操作性。
5.承办。承办科室、单位应及时办理交办的公文,不得延误、推诿。紧急公文,应随到随办。有时限或保密等特殊要求的公文,要特事特办,并按要求及时报告办理结果。公文办理的各环节,经办人要签字并标明办理日期。
6.催办。局办公室要负责公文催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
(三)发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括复核、编号、印制、分发等程序。
1.复核。已经局领导签批的公文,印发前公文起草科室、单位应当对公文审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
2.编号。对复核后的公文,送局办公室统一编制发文字号。
3.印制。各类公文必须严格依照统一的行文规则和公文格式印制。公文正式印制前,公文起草科室、单位负责审读校对,印制出的公文与原核定的稿子铺不一致的,由审读校对人负责。
4.分发。公文印制完毕,公文起草科室、单位应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后按照有关规定和要求分发。
(四)公文办理完毕后,根据档案管理的有关规定,公文承办科室、单位应及时将公文正本、原稿、附件及有关材料送办公室整理(立卷)、归档。机构调整时,需要归档的公文、资料整理立卷后,按有关规定全部移交局办公室。工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得保存应当归档的公文。与外单位联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。
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